いいかげんメールに頼るのやめよう

メールは仕事でもプライベートでもみんな良く使ってると思うんだけど、万能なツールだと勘違いして何でもかんでもメール送って満足してる人は危ないですよ、という話。多分、多くの人は分かってるんだと思うけど。

重要な要件をメールで送ってるとか・・・

やめてよ〜本気で言ってると思ってビックリしちゃったよ。

今時、全てのメールがちゃんと読んでもらえるとか、

都市伝説みたいなこと信じてる人いるわけないよね〜。

via: えっ!?まだメール使ってるとかホント?

↑のようにTumblrでちょろっとつぶやいたらスゴイreblogされててビビった。(まあ、すごいのは「のまさん、どうぞ」でおなじみのアルファタンプラリストのまさんなんだけども。)

冗談っぽく書いたけど本気の話です。メールは必ず読まれるわけではないって事は理解しておかないといけない。

大量のメールで埋もれる・・・

たとえば、先日数時間で5万件強のメールが飛んで来たわけです。
ボクのMail.appはうんともすんとも言わなくなり、Gmailも「メールサーバにメール大杉」と諦め模様。どうしようもないので、Thunderbirdをインストールして5万件の受信を終え復旧したんだけど、その間に送られたメールなんて全部読める訳もなく(検索はできるけどね)

まあ、システムからのメールなので5万件っていう数字はあり得ないものとして置いといてください。たくさんメールを受けている人は全部のメールを読みきれるものではないって事をいいたいのです。もちろん、フィルタリングを使ってフォルダーやタグで整理するという常套手段はあるけど、そこは人がやる事だから程度の差はあれ限界があります。

メールをチェックしていない人はITリテラシーの低い人と思われがちかもしれないけど、実は逆かもしれない。むしろ、メールを受ける数が多いポジション(職種)かどうかの方が、メールが破綻するかどうかのキーポイントのような気がする。

メールは一方的な情報伝達手段

メールは基本的には from: から to: に情報を送っているだけです。
送信先にメールが届いたかどうかさえ分からないのです。(開封確認機能とかも存在するけど使えないメーラーの方が多い)

それから、読んでくれたからと言って必ず返信がもらえる保証もありません。
「返信ください」と書いても同じです。だって、返信するかどうかは相手が判断する事だもんね。

重要度(プライオリティ)の設定もあてになりません。
というか、重要度は受け手が決めるべきもので、そもそも送信側が重要度を付けておくるのはおかしいでしょ。

コミュニケーションは適切な方法で行おう

メールを使う人でも、緊急の用事であれば電話したり直接口頭で話したりしますよね。重要な要件はフェイストゥーフェイスが良い事は誰でも分かっています。

逆に、フェイストゥーフェイスでは相手を拘束してしまうため、相手の作業を中断してしまう可能性があります。特に、プログラマのように集中力がものをいう職種の人の作業を中断してしまうと、ものすごくタイムロスしてしまう可能性があります。特に緊急性のない要件であればメールの方が良いでしょう。

備忘録として自分宛にメールを送っているような人は、Remember The MilkのようなToDo管理アプリケーションを使った方が良いし、複数人で特定の案件についてやりとりするならTracRedmineなどのBTS(ITS)を使った方が良いです。

それから、リアルタイムでやりとりしたいならSkypeや、もしかしたらTwitterのようなサービスの方がスムーズにやりとりできるかもしれません。

メールは通知じゃなくてログ

ここまで書いてくると、メールを使い出した当初とはだいぶ印象が変わっている事が分かった。
もともとは、それほど数が多くなかったからPCを付けている間はほぼリアルタイムに処理していた。返信しないまでもとりあえず読むとか。だから、メーラーの機能(GmailだとGmail Notifierとか)やGrowlを使ってメールが届いたら通知(Notify)させたりしていたんだけど、数が多くなってくるとうざいだけで意味なくなるんだよね。

メールの量と比例してリアルタイム性が無くなっていく感じ。

そして今はもうリアルタイム性は崩壊していて、後から見る感じになっている。つまり、ログになっているわけ。
そうなるとメールとしての機能で一番重要な点は検索性だったりするのです(あとスパムフィルタはもちろん必須だけど)。メールクライアントよりもGmailが革命的なのはこの検索性の高さがキーポイントだったような気がする。

まとめ

  • メールはたくさん送受信され過ぎてて埋もれる
  • 必ず読んでもらえるとは思わない
  • 重要な要件はフェイストゥーフェイス
  • TPOにあわせてツールを使い分ける
  • メールのリアルタイム性は崩壊している、むしろログ

というわけで、メールから卒業したいあなたにはこちらの記事もオススメです。
平田流メールハック7カ条 - イベントで言ったことは冗談ではないんです : ライフハッカー[日本版]

同じカテゴリーの記事

このページの一番上に戻る
  • Facebook
  • Twitter
  • Tumblr
  • Instagram
  • miil